Ein Job am Schreibtisch mag zwar für viele verlockend klingen, aber er ist längst nicht so bequem und unangestrengt wie manch einer glaubt. Schon seit Jahren weisen etliche Gesundheitsportale auf die Risiken von lange andauernder Schreibtischarbeit hin, und das nicht nur wegen der Arbeitszeit am Tag sondern auch über die Jahre eines Berufslebens hinweg. Wie wichtig ist da der sportliche Ausgleich, um einen gesunden Rücken zu behalten. Aber auch eine gute Schreibtisch- und Arbeitsorganisation kann helfen, den Büroalltag gesünder und effektiver zu gestalten.
Gesund und effizient arbeiten
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Für so manchen Experten genügt ein Blick auf den Schreibtisch eines Mitarbeiters, um Rückschlüsse auf seine Arbeitsweise zu ziehen. Betrachtet man sich in Bürogebäuden tatsächlich einmal die Schreibtische der Mitarbeiter, wird schnell deutlich, dass es sehr große Unterschiede gibt. Manch einer lebt das Chaos und findet selbst unter dem größten Durcheinander noch genau das, was er sucht. Andere Mitarbeiter lieben die pedantische Ordnung auf ihrem Schreibtisch, sonst können sie nicht klar denken und arbeiten. Vielleicht ist mittlerweile die Digitalisierung und die dadurch fehlende Papierflut eine Entlastung für die Arbeit am Schreibtisch, dennoch können manche Strategien dabei helfen, ebenso kreativ wie effizient zu arbeiten.
Erst einmal aufräumen und dann neu organisieren
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Am Schreibtisch wird nicht wie im Handwerk gearbeitet, wo zunächst ein Teil fertiggestellt wird, bevor das nächste an die Reihe kommt. Unabhängig davon, in welcher Branche der Mitarbeiter am Schreibtisch tätig ist, er hat stets mehr als eine Aufgabe vor Augen. Deshalb macht es Sinn, sich vor der neuen Arbeitsorganisation ein paar Gedanken zu machen. Unabhängig von der Branche kann man seine Arbeit sortieren. Am einfachsten wäre es, nach unerledigt und erledigt zu unterteilen, aber das ist nicht praxisgerecht. Vielmehr hat man es vielleicht mit mehreren Abteilungen zu tun, mit verschiedenen Kunden, unterschiedlichen Aufgaben oder sogar Terminen. Es wäre sinnvoll, die Arbeiten danach zu bündeln, wozu Mappen oder Aktenordner, Ablagefächer oder Stehsammler zur Verfügung stehen. Derart neu organisiert bleibt der Überblick erhalten und je mehr es auf das Wochenende zugeht, desto leerer sollten die Mappen werden.
Völlig ungewöhnlich, aber dennoch praktisch ist das Konzept der leeren Schreibtische. Wer vor seinem Feierabend schön ordentlich aufräumt und einen leeren Schreibtisch hinterlässt, sorgt eindeutig für mehr Wohlbefinden, weil er am nächsten Morgen nicht gleich vor einem Papierberg steht. Nur wer sich an seinem Schreibtisch wohlfühlt, kann effektiv arbeiten und dabei kreativ sein.
Den Schreibtisch ansprechend gestalten
Man muss seinen Schreibtisch nicht mit Bildern und den typischen Büroblumen vollstellen, um sich wohlzufühlen, aber ein bisschen Deko darf es ruhig sein. Eine nette kleine Pflanze auf dem Schreibtisch und ein Foto der Wahl vermitteln gleich etwas mehr Persönlichkeit und stören bei der Arbeit nicht. An so einem Schreibtisch lässt sich dann viel angenehmer sitzen und arbeiten, wobei bestimmt kleine Hilfsmittel wie eine To-Do-Liste oder ein Zeitplan behilflich sind.
So wie To-Do-Listen für den Haushalt sehr nützlich sind, passen sie auch in den Arbeitsalltag. Einfach notieren, was am Tag oder in der Woche noch zu erledigen ist und der Kopf wird freier. Es spart förmlich Speicherplatz im Gehirn, der für Denkarbeiten wichtiger ist. Damit die Arbeit auch fristgerecht erledigt und kein Termin versäumt wird, sollte ein Zeitplan erstellt werden.
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Es ist übrigens sehr sinnvoll, mit den unangenehmen Arbeiten zu beginnen, sei es am Montagmorgen oder am Morgen des nächsten Tages. Wenn das unangenehme erledigt ist, kann alles andere doch nur ein Vergnügen werden. Manche sagen, Augen zu und durch, andere nennen es „eat the frog“, also Schluck die Kröte. Hier kommt auch der Begriff Zeitmanagement ins Spiel, denn durch das lange Aufschieben verliert man wertvolle Arbeitszeit. Zeitmanagement bedeutet aber auch, gleich früh die eingegangenen Aufträge oder die Post zu sichten und nach Wichtigkeit zu sortieren. Anschließend geschieht das gleiche mit eingegangenen Emails, die ebenfalls sortiert werden. Danach wird jedoch der Ton für den E-Mail-Posteingang abgestellt, um sich nicht mehr ablenken zu lassen. Dies gilt natürlich auch besonders im Home-Office.
Als Erinnerungsstütze können Notizen gemacht werden, die am besten an einer Pinwand gesammelt werden. Damit entfallen auch oft unzählige Post-it-Zettelchen am PC, die wiederum den wertvollen Gedankenfluss stören und nur für Ablenkung sorgen. An diese Pinwand kann man auch Notizen zu eingegangen Telefonaten machen, Rückruferinnerungen anheften und noch vieles mehr. Wer ein papierloses Büro besitzt, kann alle Aufgaben statt auf Papier auch auf dem Desktop seines PCs speichern oder Kalenderfunktionen der Betriebssoftware nutzen.
